Wie nimmt man an einem virtuellen Meeting mit Zoom teil? Zoom ist ein Video-, Audiokonferenz- und Bildschirmfreigabeprogramm, mit dem bis zu 1.000 Teilnehmer gleichzeitig Online-Besprechungen und Webinare abhalten können.
Die virtuellen Besprechungsräume werden von einem Gastgeber („Host“) gestartet und können von anderen Personen betreten werden. Dafür ist grundsätzlich nichts weiter nötig als die Meeting-ID und das Meeting-Passwort, bzw. ein entsprechender Zugangslink. Zur optimalen Nutzung installieren Sie zusätzlich ein Einwahlprogramm.
Um eine Videokonferenz durchführen zu können, benötigen Sie nicht viel:
- einen Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone,
- eine (eingebaute oder externe) Kamera und ein Mikrofon,
- einen ungestörten Platz zum Arbeiten,
- eine stabile Internetverbindung.
Wenn Sie das erste Mal eine Videokonferenz via Zoom durchführen, überprüfen Sie bitte einige Zeit vor dem ersten Meeting Ihre technischen Voraussetzungen: Dazu nutzen Sie mit dem Gerät, welches Sie zur Besprechung verwenden werden, diesen Link: http://www.zoom.us/test. Hier folgen Sie bitte den Anweisungen und laden ein kleines Einwahlprogramm auf Ihr Endgerät, um die Nutzung von Zoom zu optimieren. Wenn Sie ein Endgerät Ihres Unternehmens nutzen oder aus dem Firmennetzwerk heraus dem Meeting beitreten wollen, ist es möglich, dass Sie auf die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung angewiesen sind, um die notwendigen Berechtigungen einmalig einrichten zu lassen.
Am Tage des Meetings …
wählen Sie sich bitte kurz vor dem vereinbarten Zeitpunkt unter dem Ihnen zuvor bekannt gegebenen Link in die Besprechung ein. Wenn Ihr Browser Sie nach dem Anklicken des Links fragt, ob er das Programm „Zoom“ öffnen soll, so stimmen Sie dem zu
Sie gelangen nun in den Wartebereich und werden zum Beginn der Sitzung in den Besprechungsraum geleitet. Sie werden dann möglicherweise gefragt, ob Sie Ton und Bild Ihres Endgerätes freigeben wollen, dies bejahen Sie bitte.
Durch die Verwendung eine Headsets (z.B. die Kopfhörer-Mikrofon-Kombination Ihres Handys) wird die Sprachqualität der Verbindung erheblich verbessert.
Bei technischen Problemen (zum Beispiel bei der Einwahl oder im Verlauf des Meetings), rufen Sie bitte die unten genannte Festnetznummer von Seiler.OE an.
Sollten während der Besprechung weitere Schritte bei der Handhabung des Programmes notwendig sein, werden Ihnen diese Schritt-für-Schritt erklärt.
Gerade zu Beginn der Corona-Krise 2020 standen viele Videokonferenzsysteme aufgrund des Datenschutzes in der Kritik . Seither hat sich sehr viel getan (z.B. zahlreiche Softwareupdates), die von Seiler.OE genutzten Server stehen in Europa, die Programm-Einstellungen entsprechen den aktuellen Sicherheitsempfehlungen und es wurde mit zoom.us ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß DSGVO abgeschlossen. Sie kommunizieren also sicher.